En Belgique, une loi de 1978 oblige un employeur à mettre à disposition de ses collaborateurs salariés les instruments et le matériel nécessaires dans son travail. À l’heure du travail hybride, quelles sont vos obligations et comment optimiser le confort de vos employés en télétravail ?
En Belgique, la loi du 3 juillet 1978 est claire. Le travail doit être organisé, concerté et encadré. Dans l’article, on relève que l’activité professionnelle de vos collaborateurs doit en effet être « adaptée à l’individu en termes d’aménagement du poste de travail et de choix des équipements de travail ».
Transposé à notre contexte de télétravail et de travail hybride, cela se traduit par une allocation comprenant les ressources technologiques (logiciels, accès, périphériques). Dans le cadre du Cloud, la gestion des licences se voit d’ailleurs nettement facilitée (notamment au niveau des coûts).
En tant qu’employeur, vous devez soit payer soit rembourser les coûts de connexion et de communication liée au télétravail. Ce peut être un forfait, une intervention ou le paiement d’une formule de connectivité pour employer auprès d’un opérateur télécom.
Matériel, confort : où intervenir
Le code du bien-être au travail va un peu plus loin encore, puisqu’il fournit des directives pour les contraintes ergonomiques (exigences de confort et de santé). Une analyse des risques s’impose! Vous devez ainsi vérifier si le poste de travail du travailleur à domicile répond aux exigences minimales.
Les investissements les plus recommandés pour le télétravail sont les suivants :
- Un poste de travail (fixe, portable, tablette hybride)
- Un smartphone avec un forfait de données mobiles
- Un micro-casque si votre collaborateur doit participer à des réunions ou prendre des appels
- Une ligne de téléphone (via le Cloud si possible)
- En option, vous pouvez opter pour une chaise ergonomique ou des accessoires pour favoriser cette ergonomie.
Un régime de télétravail codifié et concerté
Pour clarifier les choses, nous vous conseillons d’adopter un régime de télétravail structurel (ou occasionnel) dans votre entreprise. Des accords peuvent être conclus aisément avec vos collaborateurs.
Vous y définirez ensemble le cadre du télétravail, mais également les interventions et fournitures nécessaires à son accomplissement. Le travailleur, dit la loi, devra impérativement « suivre ces instructions et contribuer autant que possible à la mise en œuvre de la politique“ de télétravail définie au sein de l’organisation.
La fédération belge des entreprises recommande les accords suivants :
- Des accords clairs au sujet de l‘indemnisation des frais liés au télétravail
- Les horaires peuvent également faire l’objet d’accords avec les télétravailleurs
- Un contrôle via webcam est illégal dans notre pays : l’alternative consiste à demander une connexion au système de l’entreprise à une heure donnée
Autres ressources intéressantes : 10 recommandations pour le télétravail sont formulées dans ce PDF par l’institut Vias et du SPF Mobilité et Transports.
N’oubliez pas non plus une autre obligation : la déclaration télétravail est en effet requise pour la Sécurité Sociale.
Enfin, si vous cherchez à savoir comment récompenser des employés en télétravail, nous vous renvoyons vers cet article.
