Votre signature e-mail professionnelle est un excellent outil marketing pour faire connaître votre société. Elle peut aussi se transformer en outil pour générer des ventes et de nouveaux rendez-vous. Voici comment vous y prendre.
Le nombre d’adresses e-mail dans le monde est estimé à 4,25 milliards cette année, ce qui signifie que plus de la moitié de la population mondiale utilise l’e-mail comme moyen de communication. En perte de vitesse ? Pas vraiment ! 3,2 millions d’e-mails sont en effet envoyés chaque seconde sur la planète ! Malgré la montée en puissance des outils collaboratifs et des messageries professionnelles, l’e-mail reste un canal de communication indispensable.
Pour éviter que les collaborateurs utilisent leur adresse email personnelle dans le cadre du boulot, la plupart des sociétés attribuent des adresses e-mail professionnelles ainsi que des aliases (des adresses génériques qui renvoient vers un ou plusieurs personnes).
Souvent, on oublie que l’e-mail peut jouer un rôle important dans la stratégie globale d’une entreprise, quelle que soit sa taille. C’est pour cette raison qu’une réflexion peut être engagée pour standardiser la signature des e-mails, afin qu’elle soit cohérente pour l’ensemble des collaborateurs, quels que soient les échelons.
Comment créer une signature e-mail professionnelle ?
Avec une signature mail de qualité, l’entreprise attire l’attention des destinataires et améliore son image. Encore faut-il suivre quelques règles pour que cette signature soit pertinente, cohérente et puisse devenir un véritable instrument de vente. Voici donc quelques points à considérer.
Quelle longueur idéale ?
Pour créer une signature mail professionnelle, veillez à ce que le contenu soit à la fois court et complet. Ne dépassez jamais 3 ou 4 lignes de texte.
Les informations essentielles
Les mentions les plus importantes qui doivent y figurer sont :
- Le nom, le prénom et la fonction
- Le nom de l’entreprise et un lien vers le site web
- Un moyen de contact téléphonique (ou WhatsApp, Telegram, Teams)
L’adresse postale n’est pas toujours pertinente, pas plus que l’adresse e-mail, qui figure de toute manière dans l’en-tête du courriel que vous envoyez.
Les outils de personnalisation
Une fois ces éléments essentiels rassemblés, vous pouvez peaufiner la signature et la rendre plus performante en y ajoutant quelques mentions, mais en prenant toujours soin de ne pas créer trop d’embonpoint :
- Les réseaux sociaux : ajoutez un lien sous forme de logo vers les pages LinkedIn, Facebook, Instagram ou Google Business Profile
- Un Call to action (CTA) : il peut s’agir d’une invitation à demander un devis ou encore d’un simple lien vers une plateforme qui gère vos rendez-vous (« Prenez rendez-vous avec moi »)
- Des certifications importantes ou récompenses : si votre entreprise a reçu un award, une certification particulière, n’hésitez pas à ajouter les logos (de petite taille) pour que le destinataire l’apprenne ou s’en souvienne
- Une mention rappelant qu’il n’est pas toujours nécessaire d’imprimer les e-mails
- Des mentions légales importantes (en accord avec votre avocat ou service juridique)
Quel format ?
Vous devez privilégier le format HTML sauf si l’effet voulu est d’avoir uniquement du texte. Veillez à ce que le design de la signature soit responsive, c’est-à-dire qu’il s’adapte aux écrans de réception de l’e-mail (ordinateur, logiciel, application mobile). Veillez également à ce que les polices de caractère soient lisibles et pas trop grandes (10 ou 11 pixels), et à ce que les images soient de petite taille et légères.
Adaptation pour chacun(e)
Les responsables IT peuvent aider chaque collaborateur à personnaliser leur signature en fonction de leurs informations personnelles. Le Call To Action peut également dépendre des fonctions et des publics visés.
Des outils pour créer une signature mail pro
Certains services en ligne permettent de créer une signature d’e-mail professionnelle. C’est notamment le cas de Hubspot Tools. Le site propose plusieurs gabarits différents, qu’il suffit d’adapter à son entreprise. Autre site du même type : MailSignatures, qui dispose d’un grand nombre de modèles prêts à l’emploi.
