Le gain de place est loin d’être le seul avantage d’un digital approval workflow. De plus en plus d’entreprises confient ne plus pouvoir s’en passer. Et pour cause : c’est un vecteur de croissance.
Qu’appelle-t-on Digital Approval Workflow ?
Les flux d’approbation (Approval Workflows) font partie du quotidien des entreprises dans leurs activités économiques. Ils sont généralement utilisés pour s’assurer que les procédures appropriées sont suivies.
Les flux d’approbation numérique (Digital Approval Workflows) impliquent un processus de digitalisation grâce à l’automatisation. L’idée est d’augmenter l’efficacité et la rapidité d’approbation en gérant les flux de manière entièrement numérisée, non plus par des tâches manuelles chronophages et coûteuses.
Digital Workflow : les raisons de s’y mettre
Passons en revue les avantages de la digitalisation du flux d’approbation dans une entreprise.
1. Une gestion plus durable et sûre des documents
L’archivage des documents originaux a longtemps nécessité des capacités de stockage importantes. Les risques sont connus : perte, égarement, vol ou encore incendie. La numérisation des documents rend les pièces originales à la fois plus facilement accessibles, mais surtout plus durables.
L’ensemble des processus – consultation, vérification, demande, approbation, signature – devient numérique. Le travail peut être effectué après numérisation, mais surtout désormais grâce à des applications connectées à des solutions de stockage dans le Cloud ou hybrides, qui garantissent que l’archivage des données soit répliqué (et donc sécurisé).
Avec un Digital Approval Workflow, le bon document arrive toujours chez la bonne personne.
2. Une optimisation de la relation avec les clients
Un traitement manuel des flux d’approbation peut aujourd’hui sembler à la fois dépassé et illogique pour des consommateurs, clients ou partenaires, habitués à gérer des processus en ligne, y compris dans leurs relations avec l’administration.
L’adoption du Digital Workflow augmente non seulement la productivité des équipes, mais également la satisfaction tant de partenaires que de clients, puisque le temps de traitement d’une demande s’en voit nettement accéléré. De plus, les flux de travail d’approbation peuvent informer automatiquement et en temps réel les clients du statut de leur demande.
3. Une plus grande confidentialité des données
Consommateurs et entreprises sont aujourd’hui devenus préoccupés par la gestion de leurs données personnelles, grâce notamment à l’adoption du RGPD. Le Digital Workflow garantit un accès plus sécurisé aux documents que son équivalent « papier ». En effet, il est possible de limiter les autorisations d’accès au consommateur lui-même, à l’administration ou encore au gestionnaire de dossier.
On peut également mettre en place un système de verrouillage des documents. Exit le temps où des dossiers totalement confidentiels traînaient sur des bureaux dans un open space !
