L’un des défis post-Covid les plus importants pour l’entreprise est la réussite des réunions entre les équipes présentes et celles qui télétravaillent. Réunions hybrides, mode d’emploi.
L’année qui vient de s’écouler aura connu de nombreux bouleversements dans notre rapport au travail. Le retour partiel au bureau impose en effet de pouvoir réunir, autour des mêmes objectifs et des mêmes enjeux, les collaborateurs présents sur site et ceux qui travaillent à distance.
La réunion hybride entre les équipes sur site et les télétravailleurs est certes la solution idéale. Cependant, cette formule pose un certain nombre de problèmes, à la fois logistiques et humains. « Il faut en effet parvenir à créer une osmose et un esprit d’équipe qui transcende la frontière entre le présentiel et le virtuel« , nous explique Amélie S., coach en entreprise.
C’est quoi une réunion hybride ?
Une réunion hybride est une réunion composée :
- d’un groupe de personnes présentes dans le même espace de base
- d’un autre groupe de participants à la réunion via une plateforme vidéo
La tenue d’une réunion hybride nécessite une configuration matérielle dédiée et sophistiquée dans la salle.
Les enjeux des réunions hybrides
Les réunions mixtes (combinant présentiel et distanciel) sont une forme de compromis permettant à l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise de participer de manière égale aux meetings, qu’ils soient physiquement sur site ou présents à distance (home office, coworking, voyage).
Leur organisation est bien souvent un casse-tête. L’animation des réunions hybrides nécessite de veiller à la participation de chacun et à la distribution équilibrée des échanges.
Comment réussir une réunion hybride
Pour organiser une réunion hybride dans les meilleures conditions possible, il faut veiller à plusieurs aspects importants. Il faut également mettre en place des procédures nouvelles.
Ces quelques astuces vous permettront d’animer des réunions mixtes réussies, où chacun(e) se sent inclus, impliqué et motivé.
Nous pouvons définir 3 impératifs :
1. Préparer la réunion et définir des rôles
Un travail préparatoire s’impose, qui peut passer par la distribution d’un ordre du jour via un document partagé. Il est également important de définir des rôles, idéalement tournants. De cette manière, cela permet d’impliquer chaque participant à tour de rôle. Ces rôles sont l’animation, le respect du timing, la prise de notes ou encore le compte-rendu final à partager.
2. Inclure chaque participant, sans exception
Si les participants en salle de réunion ont la possibilité de discuter entre eux en amont, l’inclusion des participants extérieurs (virtuels) impose une forme d’onboarding constant. Cela peut passer par des questions sur la météo, une remarque agréable ou toute autre question (personnelle sans être intrusive) de nature à accueillir chacun comme s’il faisait partie de la salle de réunion.
3. Choisir du matériel et des outils professionnels
On l’a dit, la réunion hybride impose à la fois des outils logiciels (solution de visioconférence participative par exemple) et un matériel entièrement adaptés. Il faut en effet que chaque intervention, qu’elle se déroule en salle ou via une webcam, soit soutenue par une connectivité très haut débit, favorisant une image et un son de qualité. Les personnes qui assistent à la réunion à distance doivent pouvoir correctement voir les personnes autour de la table, grâce à une caméra sophistiquée, capable d’orienter le focus vers la table ou la personne qui prend la parole. Et vice versa. L’objectif est d’abolir les frontières entre virtuel et réel.
