Les coûts d’impression sont parfois très lourds pour une petite entreprise. Il est toutefois possible d’optimiser ces coûts. Par exemple, en optant pour des cartouches compatibles ou encore des abonnements à des cartouches remplacées lorsque c’est nécessaire. Tour d’horizon des solutions.
Selon une enquête Ipsos commanditée par Lexmark, les salariés impriment chaque jour, en moyenne, 11 pages en couleur et 20 en noir. Chaque employé consomme 75 kg de papier par an, soit l’équivalent de 2 arbres entiers. En suivant quelques conseils, il est possible de faire des économies sur les coûts d’impression, parfois très importants dans votre infrastructure informatique.
Une politique d’impression claire
25% des documents imprimés sont jetés en 5 minutes. Pour sensibiliser vos collaborateurs à ce gaspillage, vous pouvez adopter une politique d’impression communiquée à l’ensemble du personnel. Celle-ci incitera à des comportements plus responsables et réduira à la fois la consommation d’encre et de papier.
Cette politique peut, par exemple, définir qu’il n’est plus permis d’imprimer des e-mails ou des documents numérisés pour lesquels le papier n’est pas du tout indispensable. Cette politique doit toutefois être définie dans le cadre d’une approche de dématérialisation des documents dans l’entreprise : stockage sur des serveurs ou dans le Cloud, facturation électronique, envoi numérique de devis avec signature électronique.
Des cartouches non originales
Malgré les efforts de Brother, Canon, Epson et HP pour faire croire le contraire, les cartouches compatibles permettent de faire des économies substantielles, sans perdre en qualité d’impression. Les cartouches compatibles permettent en effet, dans la plupart des cas, de réaliser entre 30 et 60 % d’économies par rapport à l’utilisation de cartouches originales proposées par les marques, selon UFC Que Choisir.
Ces cartouches compatibles concernent tant les modèles à jet d’encre que les imprimantes laser. Des entreprises se sont spécialisées dans le domaine, notamment 123Encre ou encore Kitencre, qui compte aujourd’hui 10 boutiques en Belgique. On connaît également TonerPartner, qui propose jusqu’à 95% d’économies sur des toners pour les imprimantes laser.
Une autre solution consiste à opter pour des cartouches à remplir d’encre. Des kits sont proposés à la vente en ligne.
Abonnement à des cartouches
Avec Instant Ink, HP a lancé un nouveau marché. Les imprimantes de la marque sont en effet vendues depuis plusieurs années avec des puces capables de détecter le niveau d’encre encore présent. L’imprimante peut donc commander les cartouches de remplacement à votre place. Elle génère une commande pour vous éviter de tomber à court d’encre. Une fois la nouvelle cartouche reçue, vous pouvez renvoyer l’ancienne qui est alors recyclée.
Le modèle est celui de l’abonnement. Le prix des cartouches n’intervient plus dans la donne. Vous déterminez le nombre d’impressions que vous évaluez chaque mois et vous payez un forfait. Pour 15 pages par mois, vous payez 99 centimes et jusqu’à 24,99€ pour 700 pages par mois. Vous imprimez davantage ? Comptez 1€ pour 10 à 15 pages supplémentaires selon votre forfait.
La formule intéressera principalement les petites entreprises qui impriment peu de documents, car 700 pages par mois, on y arrive bien vite !
