Qui n’a jamais reçu une notification Teams de type « Tu as regardé mon email de ce matin ? » avec un document associé, déjà joint à l’email en question – et par ailleurs déjà stocké sur le Drive ? En plus de créer un mal-être dans les équipes (infobésité), ce type de situation a aussi pour conséquence de multiplier les données et de créer des doublons. Voici quelques pistes pour y remédier.
Outils collaboratifs
Applications de visioconférences (WhatsApp, Zoom, MS Teams, Skype, Facetime, Google Meet, Webex…), messageries instantanées (WhatsApp, SMS, Hangouts…), gestion de documents collaboratifs (Sharepoint, Dropbox, Box, Google Docs…), plateformes collaboratives (Slack, Discord…), outils de gestion de projet (Monday.com, Asana, Trello)… près de 80 % des salariés utilisent désormais ces outils selon Gartner.
Malheureusement, « ils tendent à reproduire les mêmes méfaits que l’email », d’après l’étude « L’email est mort, vive l’email », publiée par l’école des Mines Paris Tech en fin d’année dernière. Eh oui, non seulement ces outils se multiplient, mais ils offrent également la possibilité de créer une multitude de groupes d’échanges entre collègues. Résultat : un foisonnement de canaux, de groupes-projets et de fils de discussion, que personne ne prend jamais le soin de refermer.
Les « drives » finissent par être saturés, au point de ne plus savoir quelle version d’un document est effectivement à jour. Alors, que faire ? Cette problématique n’est pas tant un sujet d’outils, qu’un sujet de culture. Ce sont bien nos pratiques qui posent problème.
3 solutions pour éviter l’infobésité
1. Invitez vos collaborateurs à s’auto-réguler
Il est essentiel de leur dire que c’est OK d’éteindre son téléphone pour se concentrer sur un dossier. C’est également OK de ne consulter ses emails « que » trois fois par jour ou encore de désactiver les notifications. Les exigences implicites de la hiérarchie pèsent très lourd, c’est à vous de donner le ton.
2. Mettez fin aux emails « parapluie »
Le problème des doublons tient en grande partie à la multiplication des « parapluies ». Avec 5 ou 10 personnes en copie, tout le monde répond à tout le monde…. Et finalement plus personne ne sait si le document qui compte est celui du dernier email en date, celui du plus gradé dans la liste des destinataires ou encore celui qui a été déposé sur le Drive – mais par qui, au fait ?
Encourager l’autonomie, voire interdire ces pratiques de « parapluie », contribue fortement à résoudre le problème des doublons.
3. Pas de secret, il faut travailler
Il est nécessaire de réfléchir ensemble au squelette de vos canaux d’échange et à l’arborescence des plateformes de documents partagés, souligne l’enquête de Mines Paris Tech. « Cet effort de structuration doit aussi être maintenu dans la durée, notamment en effectuant le nettoyage des canaux et documents devenus obsolètes. »
